در مطلب قبلی، مفهوم تفصیلی در حسابداری بررسی شد. گفتیم که تفصیلی به معنای تفکیک یک حساب به چند زیر مجموعه به منظور استخراج گزارشات دقیقتر است. اما با تفکیک و جداسازی حسابها به مسائل جدیدی بر می خوریم، بویژه وقتی که یک تفصیلی با چند معین مختلف درگیر باشد. مثلاً شخصی به نام “آقای رضوی” ممکن است جز بدهکاران، بستانکاران، کارمندان و … باشد و با چند مرکز هزینه یا چندین پروژه همزمان یا غیر همزمان درگیر باشد. در اینجا برای ادامه مسیر معرفی حسابها بر سر یک دو راهی قرار می گیریم:
الف) تفصیلی در ادامه ی حسابهای کل و معین تعریف شود.
در این حالت به یک حساب تفصیلی (مثلاً یک شخص)، چندین کد اختصاص داده می شود که این امر گزارش گیری کلی از مانده حساب و عملکرد تفصیلی را به شدت دشوار می کند. از طرفی کدینگ حسابداری به شدت شلوغ شده و باعث سردرگمی خواهد شد. مثلاً وقتی به شخصی کالا می فروشیم، ذیل حساب “حسابهای دریافتنی” نام شخص را “آقای رضوی-مشتری” ثبت می کنیم حال ممکن است از این شخص خرید هم داشته باشیم بنابراین ذیل حساب “حسابهای پرداختنی” نام شخص را “آقای رضوی-تامین کننده” تعریف می کنیم. حال اگر شرکت پیمانکاری باشد و این شخص در چند پروژه درگیر باشد، در این حالت هم باید چندین حساب تفصیلی تعریف کنیم مثلاً “آقای رضوی-پروژه گلستان”، “آقای رضوی-پروژه ارغوان” و … حال اگر بخواهیم از کل مانده حساب “آقای رضوی” به صورت سرجمع یا به تفکیک پروژه گزارش تهیه کنیم قطعا با مشکل مواجه خواهیم شد.
ب) تفصیلی در یک ساختار جدا از حسابها تعریف شود.
در این حالت فارغ از اینکه چه عملیاتی انجام شده (اعم از خرید، فروش و …) و چه حسابهایی با آن درگیر هستند به هر حساب تفصیلی تنها یک کد اختصاص داده می شود. لذا به این نوع تفصیلی، تفصیلی واحد، تفصیلی یکتا یا تفصیلی یونیک (unique) گفته می شود. از طرفی چون تفصیلی یونیک همزمان با چندین حساب در ارتباط است به آن تفصیلی شناور نیز گفته می شود. برخلاف مثال قبلی، در این حالت فقط یک حساب تفصیلی با عنوان “آقای رضوی” در شاخه اشخاص تعریف نموده و در هنگام ثبت سند حسابداری در مقابل حساب مربوطه از این کد تفصیلی استفاده می نماییم. در این حالت گزارش مانده و گردش حساب به سادگی قابل دریافت است.
در مجموع؛ همانطور که بیان شد تفصیلی شناور یا تفصیلی یونیک برای حل مشکلی که در مفهوم تفصیلی سنتی وجود داشته ابداع شده است. این ابتکار بازدهی نرم افزارهای حسابداری و حسابداران را به نحو چشم گیری افزایش داده است.
در مقاله کاربرد تفصیلی شناور در سند حسابداری به نحوه استفاده از تفصیلی های شناور در ردیف های سند حسابداری می پردازیم.