مواردی که در این مقاله آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم:
- هزینه ی خرید بهترین نرم افزار حسابداری
- چرا شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
- چه ویژگی‌هایی در یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما مورد نیاز است؟
- سئوال های مناسب برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
- جمع بندی
به نظر می آید انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی کاری دشوار و طاقت فرساست.زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار ایده آل برای محیط کار گرفته می‌شود، دنیایی از نگرانی و استرس ازجمله قیمت‌های بسیار بالا به وجود می‌آید و تصمیم‌گیری را سخت می‌کند. به‌ویژه اگر خاطره خوبی از نرم‌افزارهای مورد استفاده قبلی در ذهن وجود نداشته باشد؛ اما واقعیت اینجاست که این نگرانی‌ها تنها برای قیمت نبوده و مسائل مهم‌تری را شامل می‌شوند. در صورتی که اطلاعات لازم برای این انتخاب را داشته باشید انتخاب آسان می گردد.انتخاب نرم‌افزار مناسب یکی از دغدغه‌های مدیران ارشد سازمان‌ها و صاحبان سرمایه می‌باشد، به کارگیری نرم‌افزار حسابداری کارآمد می‌تواند هزینه‌های داخلی سازمان را به‌شدت کاهش داده و استفاده از امکانات نرم‌افزار می‌تواند راه‌کار مناسبی جهت رونق کسب‌وکارها باشد.
در اینجا سه سوال اساسی که شما قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان باید از خود بپرسید را بررسی می‌کنیم:
- چه مقدار می خواهید هزینه کنید؟
- چرا به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارید؟
- کسب و کار شما چه قابلیت‌هایی از یک نرم‌افزار حسابداری را نیاز دارد؟
در ادامه ما به بررسی این سوالات و پاسخ به هر کدام می پردازیم، اما قبل از این‌که به بررسی سوالات و پاسخ هر کدام بپردازیم باید مطمئن شوید که ویژگی‌های ضروری یک نرم‌افزار حسابداری را می شناسید.
هزینه ی خرید بهترین نرم افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری با توجه به قابلیت‌هایی که شما انتخاب می کنید قیمت‌های متفاوتی دارند. بعضی از توسعه دهنده‌های این نرمافزارها، مدل‌های اشتراکی برای هر کدام از بسته‌های نرم‌افزاریشان در نظر می گیرند، بعضی دیگر نسخه رایگان نرم افزار حسابداری را با عملکرد‌های ابتدایی یا تعداد کاربر محدود و یا تعداد سند محدود در اختیار مخاطبین قرار می دهند.شما با هر هزینه ای می توانید صاحب یک نرم‌افزار حسابداری پایه شوید اما به درخواست شما و با اضافه شدن ویژگی‌هایی مانند: حقوق و دستمزد، فروش، کنترل موجودی، گزارشات مدیریتی، تهیه لیست‌های قانونی و…. قطعا هزینه نرم‌افزار برای شما متفاوت خواهد شد.
چرا شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
پاسخ
به این سوال قدم اول برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و
کارتان است. اکسل به ابزار عملی برای اداره کردن امور اساسی حسابداری کسب و
کارهای کوچک تبدیل شده است. اگرچه صفحات گسترده می تواند برای راه اندازی
مفید باشد، اما زمان مدیریت اطلاعات مالی برای یک کسب و کار در حال رشد
طاقت فرسا و بطور بالقوه مضر می‌باشد. هنگامی که مشتریان و معاملات شما
بیشتر می‌شود وقت آن رسیده است که به سمت نرم‌افزار حسابداری حرکت
کنید.نرم‌افزار مالی بر خلاف صفحات گسترده، طوری طراحی شده است تا با کسب و
کار شما متناسب شود. از آنجا که این برنامه ها می توانند داده های واقعی
موسسه مالی شما را نگهداری کنند، زمان شما در ورود اطلاعات هدر نمی‌رود و
پرونده های دقیق تری دارید. گزارش های آماده که با چند کلیک گرفته می‌شوند
بینش عمیقی را به شما می‌دهند.
وقتی یک بنگاه اقتصادی تاسیس می شود در اولین گام باید به موضوعات مالی و
درآمدی سرورسامانی بدهد. بنابراین دراینجاست که اهمیت خریداری یک نرم افزار
خوب حسابداری مشخص می شود .با به کارگیری نرم افزار حسابداری می توانید به
میزان قابل توجهی در زمان و هزینه صرفه جویی کرده و در اداره کسب و کار
خود به موفقیت برسید. با استفاده از قابلیت های آن می توانید به رونق کسب و
کار خود کمک کنید. ورود داده ها در نرم افزار حسابداری به سادگی انجام می
پذیرد و سرعت پردازش داده نیز بسیار زیاد می باشد.در ادامه ما برخی از
عوامل مهم را باهم بررسی می کنیم که چرا یک سازمان به دنبال بهترین نرم
افزار حسابداری برای مدیریت کسب و کار خود است:
- شما به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید
استفاده از نرم‌افزار حسابداری در شروع کسب و کارتان احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد. در واقع بهتر است شما از روز اول اطلاعات مالی خود را وارد نرم‌افزار کنید . به تعویق انداختن ثبت اطلاعات حسابداری در نرم‌افزار یک اشتباه بزرگ است.
- کسب و کار شما در حال رشد است
اگر کسب و کار شما در حال گسترش است یا برنامه ای برای گسترش آن آماده کرده اید، نگه داشتن حساب‌های مالی در دفاتر سخت و در بعضی موارد باعث آشفتگی و ضرر شما می شود. در صورت استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی، مدیریت زمان و پول خود را چندین برابر بهتر انجام دهید. درواقع بسیاری از فرآیند‌ها به صورت خودکار انجام می شوند و این نرمافزارها نسبت به اندازه کسب و کار شما قابل تغییر هستند.
- شما نیازمند اطلاعات مهم در لحظه هستید
آیا فکر می کنید که نرم‌افزارهای حسابداری تنها اعداد و ارقام هستند؟ بر عکس، این نرمافزارها هم اطلاعات مالی و هم اطلاعات مشتریان را در اختیار شما قرار می دهند. همچنین می توانید به تمام اطلاعات جزئی مشتریان و فروشندگان از جمله اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و شرایط پرداخت آن‌ها دسترسی داشته باشید.
- شما می خواهید عملیات‌های خود را ساده کنید
با توجه به فرآیند‌ها و وظایف متنوع از جمله لیست حقوق و فروش روزانه و …. یک نرم‌افزار حسابداری می تواند تمامی فرآیند‌های شما را یکپارچه کند و اطلاعات شما را از سایر سیستم‌ها جمع آوری کند. هم چنین می توانید صورت‌حساب‌های بانکیتان را وارد نرم‌افزار نمایید.
- سیستم کنونی شما خیلی پیچیده است
همه سیستم‌های حسابداری یکسان نیستند. بسیاری از سیستم‌های حسابداری بسیار پیچیده و دارای ویژگی‌هایی هستند که برای کسب و کارهای کوچک الزامی نیست. اگر سیستم کنونی شما بسیار پیچیده است، پیشنهاد ما این است که سریعا یک نرم‌افزار حسابداری ساده و متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید.
- می خواهید مطمئن باشید که همیشه تمام قوانین را رعایت می کنید
هیچ آگاهی وشناختی از قوانین حسابداری و یا مالیاتی ندارید؟ جای نگرانی نیست، بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری شامل تمامی این قوانین می شوند. شما نمی توانید با محاسبات دستی و کاغذی این کارها را انجام دهید.
چه ویژگی‌هایی در یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما مورد نیاز است؟
نرم‌افزار حسابداری مجموعه‌ای از قابلیت‌های فنی را برای مدیریت مالی شما ارائه می کنند. صاحبان مشاغل به راحتی می‌توانند از نرم‌افزار حسابداری مناسب با شغل خودشان استفاده کنند و مدیریت مالی کسب و کار خود را در دست بگیرند. تنوع نرم‌افزارهای حسابداری به اندازه و نوع کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد. اگرچه در حال حاضر بسیاری از صاحبان کسب و کار دو ویژگی را به عنوان برترین و مهمترین گزینه‌ها معرفی می نمایند:ساده بودن و ذخیره زمان.
نرم‌افزار حسابداری نیز باید قادر به هماهنگ سازی با نیازهای کسب و کار شما باشد تا بتوانید چیزهایی که می خواهید را ببینید. مایکل دِوِرِکس مالک یک کمپانی تولید کننده نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که به کسب و کارها کمک می کند تا وضعیت مالیشان را مدیریت کنند. وی می گوید راه حل‌های مناسب برای نیازهای خاص مشتریان به آن‌ها کمک می کند که درک بهتری از وضعیت کسب و کارشان داشته باشند و بهتر بتوانند برای آینده شان برنامه ریزی کنند.آقای کریستوفر پابُن موسس Simple Tree LLC (که یک شرکت توسعه دهنده اپلیکیشن است) می گوید: “برای من بهترین ویژگی یک نرم‌افزار حسابداری سادگی استفاده از آن است. من با هر چیزی که زندگیم را آسان تر کند و وقت بیشتری برای من فراهم کند خوشحال و شاد می شوم.”
در اینجا میخواهیم برخی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری که موجب کنترل بهتر وضعیت مالی شرکت و مدیریت زمان برای انجام کارهای مهم‌تر می شود را مورد بررسی قرار دهیم.
- امنیت
- گزارشات عمومی و مدیریتی و دلخواه
- سرعت نرم‌افزار
- ظاهر خوب و سهولت کاربری
- یکپارچگی ماژول ها
- انعطاف‌پذیری نرم‌افزار و تغییرات درخواستی
- مناسب با کسب‌وکار سازمان
- پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار
سئوال های مناسب برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
برای انتخاب یک نرم‌افزار خوب و مناسب کسب و کارتان باید سوال‌های زیر را از فروشنده بپرسید:
- آیا نرم‌افزار شما مناسب کسب و کارهای کوچک است؟
- آیا نرم‌افزار شما برای حوزه فعالیت و صنعت شرکت ما مناسب است؟
- آیا نرم‌افزار شما محدودیت وارد کردن اطلاعات کارمندان و مشتریان را دارا می باشد یا خیر؟
- نرم‌افزار شما در خصوص گزارشات مالیاتی چه راهکاری ارائه می‌دهد؟
- نحوه پشتیبان گیری از اطلاعات ما به چه صورت است؟
- برای حفاظت از اطلاعات کسب و کار و همچنین اطلاعات مشتریان من، نرم‌افزار شما ایمن هست ؟
- بهای تمام شده نرم‌افزار چگونه است؟
جمع بندی
- نرم افزار ابزار انجام کار است و برای انتخاب آن باید از تعریف نیاز و صورت مسئله خود شروع کنید.
- در انتخاب نرم افزار فقط به نرم افزار حسابداری فکر نکنید بقیه ماژولهای نرم افزاری هم به اندازه سیستم حسابداری مهم است. استفاده از بسته های آماده شده برای راحتی انتخاب پیشنهاد می‌شود.
- جامعیت نرم افزار حتی اگر امروز قصد خرید ماژولی را ندارید مهم است و نبود این جامعیت در آینده و در موقع توسعه کار، شما را دچار چالش خواهد کرد.
- اگر قصد توسعه کسب و کار را دارید نرم افزار خود را باید برای کاربری فردای خود انتخاب کنید و نه امروز خود، چون تغییر نرم افزار در آینده باعث سوخت زحمات و هزینه و داده های قبلی شما خواهد شد.